Регламент обновили в Google Docs — кто прочитал? Версии теряются в переписке. Согласование — в чате. При аудите compliance спрашивает: «Покажите, что Иванов ознакомился с инструкцией по ОМП от 15 марта» — и начинается поиск скриншотов.
В BIT CRM мы построили корпоративную Wiki с контролем ознакомления — от Google Docs к управляемой базе знаний.
Боль: Google Docs без учёта
- Нет фиксации «кто прочитал» — только «ссылку скинули».
- Версии теряются — непонятно, какая актуальная.
- Согласование — в переписке, без трейла.
- Регламенты не привязаны к продуктам и процессам.
- AI не может искать по Docs — нет единого индекса.
Два типа статей
- Internal — Markdown в CRM, полный контроль версий и ознакомления.
- External — ссылка на Google Docs для совместного редактирования, метаданные и ознакомление — в CRM.
Контроль ознакомления
У каждой активной статьи — кнопка «Я ознакомился». Система фиксирует: user_id, timestamp, версию статьи на момент ознакомления.
При изменении содержимого — сброс ознакомления для всех, кому статья обязательна. Сотрудник видит уведомление: «Регламент обновлён, требуется повторное ознакомление».
Жизненный цикл: draft → review → active
- Draft — автор пишет, видят только редакторы.
- Review — отправка на согласование через Planfix (задача с ссылкой на статью).
- Active — опубликовано, обязательное ознакомление для ролей из списка.
Версии и бэкапы
- 15 версий бэкапа при каждом сохранении.
- Импорт из PDF и Markdown — миграция старых регламентов.
- Diff между версиями — что изменилось.
Привязка к каталогу продуктов
Статья «Инструкция по ОМП СДЭК» привязана к продукту «Сопровождение франчайзи». В карточке продукта — список регламентов. В AI-чате — RAG-поиск по телу статей (FULLTEXT + body).
Результат
Регламенты живут в CRM. При аудите видно, кто и когда ознакомился. AI отвечает «Как оформить ОМП?» со ссылкой на актуальный регламент, а не на устаревший Doc из закладок.
Для compliance и HR
Если регламенты обязательны к прочтению — нужна система с фиксацией, а не папка в Google Drive. Мы можем внедрить Wiki с ознакомлением и интеграцией в ваши процессы согласования.
См. также: Planfix + CRM, AI с RAG, регламент графика.